Outlook Serienmails erstellen, Serienbriefe in Outlook erstellen und versenden

Das Erstellen von personalisieren Serienmails mit Outlook classic ist recht einfach, wir zeigen Ihnen wie man diese Aufgabe erledigt und wie Sie dies mit der Serienmail-Software SuperMailer einfacher und mit erweiterten Möglichkeiten erstellen können.

Serienmails in Outlook	Serienmails in SuperMailer
Empfänger der Serienmails, Vorbereitung einer Excel-Tabelle Erstellen Sie im Excel eine neue Excel-Tabelle. In der ersten Zeile geben Sie die Spaltennamen/Feldnamen an, z.B. Name, Vorname, EMail Tragen Sie nun die Empfänger in die Excel-Tabelle Zeile für Zeile ein Speichern Sie die Excel-Datei als Datei auf Ihren Computer Alternativ können Sie in die Excel-Tabelle eine CSV-Datei (Text mit Trennzeichen) mit den Empfängerdaten importieren, dabei ordnen Sie die Spalten zu.	Die Empfänger der Serienmails können Sie direkt in SuperMailer übernehmen, unterstützt dabei den direkten Import der Empfänger aus: Import aus einer Textdatei Import aus Microsoft Outlook Import aus Microsoft Exchange mit Microsoft Outlook Import aus Microsoft Excel Import aus OpenOffice.org/LibreOffice Calc Import aus einer Datenbank Import aus Microsoft Cloud (Exchange Online \| Office 365) Empfänger der E-Mails, Newsletter und Serienmails importieren Tutorial Newsletter/Serienmail Empfänger aus CSV-Dateien für Serienmails in SuperMailer importieren
Serienmail in Word einrichten im Word Erstellen Sie ein neues leeres Dokument Oben finden Sie das Menü Sendungen, wählen Sie Seriendruck starten und danach E-Mail-Nachrichten Klicken Sie auf Empfänger auswählen, danach auf Vorhandene Liste verwenden und wählen Sie Ihre neue Excel-Datei mit den Serienmail-Empfängern	Im SuperMailer sind Ihre Serienmail-Empfänger bereits importiert, Sie müssen nichts einrichten oder externe Dateien verbinden.
Text im Word schreiben und personalisieren Erstellen Sie das Word-Serienbrief-Dokument, formatieren Sie die Texte und fügen Sie Bilder in den Word-Serienbrief ein. Im Word handelt es sich um ein normales Word-Dokument, Word wird es später umwandeln, so dass es zu Abweichungen bei der Darstellung in verschiedenen E-Mail-Programmen kommen kann. Erstellen Sie niemals Serienmails mit Word, dies führt zu Darstellungsfehlern! Zur Personalisierung der Serienmail klicken Sie oben auf dem Reiter Sendungen auf Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie das jeweilige Feld, um es an der jeweiligen Stelle einzufügen, z.B. Feld Name oder Vorname.	Text in der Serienmail-Software SuperMailer erstellen und personalisieren Im SuperMailer erstellen Sie ähnlich, wie im Word, Ihre Serienmail-Texte. Formatieren Sie diese mit verschiedenen Schriftarten oder Farben. In SuperMailer können Sie verschiedene Elemente einfügen: für Bilder klicken Sie auf die Schaltfläche Bild oder Pixabay für Bilder von Pixabay, für farbige Emojis auf die Schaltfläche mit dem Emoji-Smiley oder für einen QR-Code auf die Schaltfläche für QR-Code. SuperMailer verwendet echtes HTML zur Erstellung der E-Mails, es wird ebenfalls die responsive Darstellung für mobile Geräte unterstützt. Sie können in SuperMailer beliebigen Newsletter-Vorlagen laden oder die mitgelieferten HTML-Newsletter-Vorlagen verwenden und anpassen. Newsletter-Design mit SuperMailer HTML-Newsletter-Vorlage in SuperMailer erstellen Zur Personalisierung der Serien-E-Mails klicken Sie mit der rechte Maustaste in den WYSIWYG-Editor und wählen Sie den gewünschten Platzhalter, z.B. Name oder Anrede. Zur Erstellung von individuellen Anreden können WENN...DANN...-Funktionen verwendet werden: Tutorial Personalisierte Serienmails erstellen Erweitertes Tutorial Personalisierte Serienmails mit WENN..DANN..-Funktionen Zur Personalisierung des Betreffs der E-Mails können Sie natürlich ebenfalls Felder zur Personalisierung einfügen.
Vorschau der Serienmail im Word anschauen Auf dem Reiter Sendungen klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse. Sie sehen jetzt im Word anstatt der Seriendruckfelder die ausgefüllten Daten für den jeweiligen Empfänger der Serienmail. Rechts daneben können Sie den Empfänger wechseln oder einen speziellen Empfänger suchen.	Vorschau der Serienmail im SuperMailer anschauen Klicken Sie auf , um die fertig erstellte Serienmail für jeden Serienmail-Empfänger anzuschauen. Für jeden Empfänger der Serienmail sehen Sie die fertige E-Mail mit: Absender/Empfänger-Daten, Personalisierter Betreff der Serienmail, Inhalt der personalisierten Serienmail und etwaige Dateianhänge. Nutzen Sie die Schaltflächen Erste Mail, Nächste Mail... zur Anzeige der Serienmail für den jeweiligen Empfänger.
Versand der Serienmails mit Outlook Auf dem Reiter Sendungen klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie E-Mail-Nachrichten Word fragt jetzt verschiedene Daten ab für den Versand der Serienmails über Outlook ab, im Feld Zu/To wählen Sie das Feld/Spalte mit der Empfänger-E-Mail-Adresse. Betreffzeile geben Sie den Betreff der Serien-E-Mail ein. E-Mail-Format wählen Sie das Format der E-Mail Datensatzauswahl wählen Sie alle Empfänger oder nur einen Empfängerbereich Klicken Sie auf OK und der Seriendruck im Word beginnt für alle Serienmail-Empfänger. Es werden alle E-Mails einzeln an Outlook direkt übermittelt und Outlook versendet alle E-Mails auf einmal. Hinweis: Der Versand erfolgt über das Outlook-Standard-E-Mail-Konto.	Versand der Serienmails mit SuperMailer Klicken Sie im SuperMailer oben auf um den Versand der Serienmails zu beginnen. Beim ersten Versand wird SuperMailer die Daten zum Versand abfragen: Geben Sie Absender-E-Mail-Adresse und Absender-Name korrekt ein. auf dem Reiter E-Mail-Versand wählen Sie die gewünschte Versandvariante für die Serienmails. Es stehen eine Vielzahl von E-Mail-Versandvarianten zur Verfügung, z.B.: Versand über SMTP-Server des E-Mail-Providers oder Webspace-Providers. Es kann jeder E-Mail-Anbieter verwendet werden, z.B. auch das günstige Amazon SES oder der Server der is-Fun Internet Services GmbH mit CSA-Whitelisting. Versand über Microsoft Outlook classic, geben Sie die korrekte Absender-E-Mail-Adresse an, dann wird SuperMailer das korrekte E-Mail-Konto für den Versand verwenden. Versand über die Microsoft Cloud/Microsoft Graph API. Sie müssen auf "E-Mail-Versand testen", um die OAuth2-Authentisierung im Browser durchzuführen. Versand über Amazon Simple Email Service (SES) per HTTP, der Versand per SMTP ist schneller Versand über die Gmail API per HTTP, es muss eine eigene OAuth2 App in der Google Console erstellt werden. Versand über SendGrid, es sollte der EU-Server, anstatt des US-Servers verwendet werden. Versenden Sie später die Serienmails erneut, müssen nicht erneut die Versanddaten angegeben werden. Klicken Sie unter Menü Projekt auf Einstellungen für den E-Mail-Versand, um diese einzusehen oder zu ändern. Bei den verschiedenen Anbietern kann es Limitierungen des Versands von Massenmails geben, wählen Sie den Reiter Limits, um z.B. eine Pause von 2 Minuten nach 500 E-Mails einzustellen. Bei einer hohen Anzahl Serienmails können Sie auch angeben, dass diese nur an bestimmten Wochentagen versendet werden sollen.
Protokollierung des Versands der Serienmails mit Outlook/Word Im Outlook-Ordner mit den Gesendeten Elementen sehen Sie die versendeten E-Mails. Ein weiteres Protokoll wird nicht angeboten.	Protokollierung des Versands der Serienmails im SuperMailer Nach Abschluss des Versands können Sie im SuperMailer das Protokoll als HTML-Datei speichern und jederzeit im Browser anschauen. Alternativ wählen Sie im SuperMailer Menü Projekt - Versendete E-Mails und Newsletter den Versandreport der Serienmails.
Erfolg des Versands der Serienmails mit Outlook/Word prüfen Anhand der unzustellbaren E-Mails können Sie berechnen wie viele E-Mails angekommen sind, mehr Möglichkeiten als jeden Empfänger einzeln anzurufen gibt es nicht.	Erfolg des Versands der Serienmails im SuperMailer prüfen Wie im Outlook, können Sie die unzustellbaren Bounce-E-Mails im eigenen E-Mail-Programm berechnen. Mit der integrierten Bounce-Funktion können Sie unzustellbare E-Mails abrufen und damit die unzustellbaren E-Mail-Adressen aus der SuperMailer-Empfängerliste direkt löschen. Haben Sie vor dem Versand das Tracking eingerichtet und aktiviert, dann können Sie im SuperMailer die Tracking-Statistik abrufen und damit sehen wie viele Empfänger auf Hyperlinks geklickt oder die E-Mail geöffnet haben.
MONewsletter, Outlook-Add-In für die Erstellung von Serienmails und Mailings direkt im Outlook classic ohne Word	Weitere Funktionen der Serienmailsoftware Mit dem Browserlink erstellen Sie eine Webansicht der personalisierten Serienmail. Fügen Sie individuelle personalisierte Dateianhänge hinzu, z.B. Gutscheine, Rechnungen, Seminarbestätigungen, Prüfungsergebnisse... Erstellen Sie einfache Umfragen, in der Serienmail-Software können Sie die Ergebnisse der Umfragen abrufen. Für die eigene Webseite können Sie ein Newsletter-Archiv durch SuperMailer anlegen lassen, alle versenden Serienmails und Newsletter werden darin gespeichert. Newsletterarchiv der Newsletter-Software SuperMailer... Nutzen Sie RSS2EMail um eine Serienmail mit den neuesten Einträgen eines RSS-Feeds zu senden. Verwenden Sie den SuperMailer-Planer, um die Serienmails zu einem bestimmten späteren Zeitpunkt versenden zu lassen.

Serienmails in Outlook

Serienmails in SuperMailer

Empfänger der Serienmails, Vorbereitung einer Excel-Tabelle

Erstellen Sie im Excel eine neue Excel-Tabelle.
In der ersten Zeile geben Sie die Spaltennamen/Feldnamen an, z.B. Name, Vorname, EMail
Tragen Sie nun die Empfänger in die Excel-Tabelle Zeile für Zeile ein
Speichern Sie die Excel-Datei als Datei auf Ihren Computer

Alternativ können Sie in die Excel-Tabelle eine CSV-Datei (Text mit Trennzeichen) mit den Empfängerdaten importieren, dabei ordnen Sie die Spalten zu.

Die Empfänger der Serienmails können Sie direkt in SuperMailer übernehmen, unterstützt dabei den direkten Import der Empfänger aus:

Tutorial Newsletter/Serienmail Empfänger aus CSV-Dateien für Serienmails in SuperMailer importieren

Serienmail in Word einrichten

im Word Erstellen Sie ein neues leeres Dokument
Oben finden Sie das Menü Sendungen, wählen Sie Seriendruck starten und danach E-Mail-Nachrichten
Klicken Sie auf Empfänger auswählen, danach auf Vorhandene Liste verwenden und wählen Sie Ihre neue Excel-Datei mit den Serienmail-Empfängern

Im SuperMailer sind Ihre Serienmail-Empfänger bereits importiert, Sie müssen nichts einrichten oder externe Dateien verbinden.

Text im Word schreiben und personalisieren

Erstellen Sie das Word-Serienbrief-Dokument, formatieren Sie die Texte und fügen Sie Bilder in den Word-Serienbrief ein.
Im Word handelt es sich um ein normales Word-Dokument, Word wird es später umwandeln, so dass es zu Abweichungen bei der Darstellung in verschiedenen E-Mail-Programmen kommen kann.
Erstellen Sie niemals Serienmails mit Word, dies führt zu Darstellungsfehlern!
Zur Personalisierung der Serienmail klicken Sie oben auf dem Reiter Sendungen auf Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie das jeweilige Feld, um es an der jeweiligen Stelle einzufügen, z.B. Feld Name oder Vorname.

Text in der Serienmail-Software SuperMailer erstellen und personalisieren

Im SuperMailer erstellen Sie ähnlich, wie im Word, Ihre Serienmail-Texte. Formatieren Sie diese mit verschiedenen Schriftarten oder Farben. In SuperMailer können Sie verschiedene Elemente einfügen:
- für Bilder klicken Sie auf die Schaltfläche Bild oder Pixabay für Bilder von Pixabay,
- für farbige Emojis auf die Schaltfläche mit dem Emoji-Smiley oder
- für einen QR-Code auf die Schaltfläche für QR-Code.
SuperMailer verwendet echtes HTML zur Erstellung der E-Mails, es wird ebenfalls die responsive Darstellung für mobile Geräte unterstützt. Sie können in SuperMailer beliebigen Newsletter-Vorlagen laden oder die mitgelieferten HTML-Newsletter-Vorlagen verwenden und anpassen.
Newsletter-Design mit SuperMailer
HTML-Newsletter-Vorlage in SuperMailer erstellen
Zur Personalisierung der Serien-E-Mails klicken Sie mit der rechte Maustaste in den WYSIWYG-Editor und wählen Sie den gewünschten Platzhalter, z.B. Name oder Anrede.
Zur Erstellung von individuellen Anreden können WENN...DANN...-Funktionen verwendet werden:

Tutorial Personalisierte Serienmails erstellen

Erweitertes Tutorial Personalisierte Serienmails mit WENN..DANN..-Funktionen
Zur Personalisierung des Betreffs der E-Mails können Sie natürlich ebenfalls Felder zur Personalisierung einfügen.

Vorschau der Serienmail im Word anschauen

Auf dem Reiter Sendungen klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse.

Sie sehen jetzt im Word anstatt der Seriendruckfelder die ausgefüllten Daten für den jeweiligen Empfänger der Serienmail. Rechts daneben können Sie den Empfänger wechseln oder einen speziellen Empfänger suchen.

Vorschau der Serienmail im SuperMailer anschauen

Klicken Sie auf , um die fertig erstellte Serienmail für jeden Serienmail-Empfänger anzuschauen.

Für jeden Empfänger der Serienmail sehen Sie die fertige E-Mail mit:
- Absender/Empfänger-Daten,
- Personalisierter Betreff der Serienmail,
- Inhalt der personalisierten Serienmail und
- etwaige Dateianhänge.
Nutzen Sie die Schaltflächen Erste Mail, Nächste Mail... zur Anzeige der Serienmail für den jeweiligen Empfänger.

Versand der Serienmails mit Outlook

Auf dem Reiter Sendungen klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie E-Mail-Nachrichten

Word fragt jetzt verschiedene Daten ab für den Versand der Serienmails über Outlook ab, im Feld
- Zu/To wählen Sie das Feld/Spalte mit der Empfänger-E-Mail-Adresse.
- Betreffzeile geben Sie den Betreff der Serien-E-Mail ein.
- E-Mail-Format wählen Sie das Format der E-Mail
- Datensatzauswahl wählen Sie alle Empfänger oder nur einen Empfängerbereich
- Klicken Sie auf OK und der Seriendruck im Word beginnt für alle Serienmail-Empfänger. Es werden alle E-Mails einzeln an Outlook direkt übermittelt und Outlook versendet alle E-Mails auf einmal.
  Hinweis: Der Versand erfolgt über das Outlook-Standard-E-Mail-Konto.

Versand der Serienmails mit SuperMailer

Klicken Sie im SuperMailer oben auf

um den Versand der Serienmails zu beginnen.
Beim ersten Versand wird SuperMailer die Daten zum Versand abfragen:
- Geben Sie Absender-E-Mail-Adresse und Absender-Name korrekt ein.
- auf dem Reiter E-Mail-Versand wählen Sie die gewünschte Versandvariante für die Serienmails. Es stehen eine Vielzahl von E-Mail-Versandvarianten zur Verfügung, z.B.:
  - Versand über SMTP-Server des E-Mail-Providers oder Webspace-Providers. Es kann jeder E-Mail-Anbieter verwendet werden, z.B. auch das günstige Amazon SES oder der Server der is-Fun Internet Services GmbH mit CSA-Whitelisting.
  - Versand über Microsoft Outlook classic, geben Sie die korrekte Absender-E-Mail-Adresse an, dann wird SuperMailer das korrekte E-Mail-Konto für den Versand verwenden.
  - Versand über die Microsoft Cloud/Microsoft Graph API. Sie müssen auf "E-Mail-Versand testen", um die OAuth2-Authentisierung im Browser durchzuführen.
  - Versand über Amazon Simple Email Service (SES) per HTTP, der Versand per SMTP ist schneller
  - Versand über die Gmail API per HTTP, es muss eine eigene OAuth2 App in der Google Console erstellt werden.
  - Versand über SendGrid, es sollte der EU-Server, anstatt des US-Servers verwendet werden.
Versenden Sie später die Serienmails erneut, müssen nicht erneut die Versanddaten angegeben werden. Klicken Sie unter Menü Projekt auf Einstellungen für den E-Mail-Versand, um diese einzusehen oder zu ändern.
Bei den verschiedenen Anbietern kann es Limitierungen des Versands von Massenmails geben, wählen Sie den Reiter Limits, um z.B. eine Pause von 2 Minuten nach 500 E-Mails einzustellen. Bei einer hohen Anzahl Serienmails können Sie auch angeben, dass diese nur an bestimmten Wochentagen versendet werden sollen.

Protokollierung des Versands der Serienmails mit Outlook/Word

Im Outlook-Ordner mit den Gesendeten Elementen sehen Sie die versendeten E-Mails. Ein weiteres Protokoll wird nicht angeboten.

Protokollierung des Versands der Serienmails im SuperMailer

Nach Abschluss des Versands können Sie im SuperMailer das Protokoll als HTML-Datei speichern und jederzeit im Browser anschauen. Alternativ wählen Sie im SuperMailer Menü Projekt - Versendete E-Mails und Newsletter den Versandreport der Serienmails.

Erfolg des Versands der Serienmails mit Outlook/Word prüfen

Anhand der unzustellbaren E-Mails können Sie berechnen wie viele E-Mails angekommen sind, mehr Möglichkeiten als jeden Empfänger einzeln anzurufen gibt es nicht.

Erfolg des Versands der Serienmails im SuperMailer prüfen

Wie im Outlook, können Sie die unzustellbaren Bounce-E-Mails im eigenen E-Mail-Programm berechnen. Mit der integrierten Bounce-Funktion können Sie unzustellbare E-Mails abrufen und damit die unzustellbaren E-Mail-Adressen aus der SuperMailer-Empfängerliste direkt löschen.

Haben Sie vor dem Versand das Tracking eingerichtet und aktiviert, dann können Sie im SuperMailer die Tracking-Statistik abrufen und damit sehen wie viele Empfänger auf Hyperlinks geklickt oder die E-Mail geöffnet haben.

Serienmailtool SuperMailer - Tracking Statistik Klicks auf Hyperlinks in Serienmails

MONewsletter, Outlook-Add-In für die Erstellung von Serienmails und Mailings direkt im Outlook classic ohne Word

Weitere Funktionen der Serienmailsoftware

Mit dem Browserlink erstellen Sie eine Webansicht der personalisierten Serienmail.
Fügen Sie individuelle personalisierte Dateianhänge hinzu, z.B. Gutscheine, Rechnungen, Seminarbestätigungen, Prüfungsergebnisse...
Erstellen Sie einfache Umfragen, in der Serienmail-Software können Sie die Ergebnisse der Umfragen abrufen.
Für die eigene Webseite können Sie ein Newsletter-Archiv durch SuperMailer anlegen lassen, alle versenden Serienmails und Newsletter werden darin gespeichert.
Newsletterarchiv der Newsletter-Software SuperMailer...
Nutzen Sie RSS2EMail um eine Serienmail mit den neuesten Einträgen eines RSS-Feeds zu senden.
Verwenden Sie den SuperMailer-Planer, um die Serienmails zu einem bestimmten späteren Zeitpunkt versenden zu lassen.